Грамотно организованный кадровый учет помогает работодателю правильно оформлять трудовые отношения, контролировать рабочее время и подтверждать законность кадровых решений. Единого перечня документов для всех организаций нет: состав зависит от численности сотрудников, режима работы, системы оплаты труда и особенностей деятельности.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения
Основным документом между работодателем и сотрудником является трудовой договор. Он оформляется письменно в двух экземплярах и содержит сведения о должности, месте работы, оплате труда, режиме рабочего времени и других условиях. При изменении зарплаты, графика, должности или характера работы заключается дополнительное соглашение.
Документы кадрового учета также должны отражать прием, перевод и увольнение работников. В зависимости от ситуации оформляются заявления, соглашения, уведомления и распорядительные документы.
Локальные нормативные акты
Работодателю необходимо определить внутренние правила работы организации. К основным локальным документам относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда и премировании;
- документы по обработке персональных данных;
- положения об охране труда;
- графики сменности — при сменной работе.
До подписания трудового договора сотрудника необходимо ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с его работой.
Учет рабочего времени и отпусков
Работодатель должен фиксировать фактически отработанное время. Для этого ведется табель, на основании которого рассчитываются зарплата, сверхурочные часы, работа в выходные дни и другие выплаты.
Также составляется график отпусков. Он устанавливает очередность ежегодного отдыха и обязателен как для работодателя, так и для работников. Отпуска, переносы, командировки и периоды отсутствия необходимо своевременно отражать в документации.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Работодатель ведет бумажные трудовые книжки сотрудников, сохранивших такую форму, а также передает сведения о трудовой деятельности в установленном порядке. В документах отражаются сведения о работе, постоянных переводах и увольнении.
Персональные данные и воинский учет
Личные документы сотрудников должны храниться с соблюдением требований о защите персональных данных. Работодателю следует определить порядок доступа к информации и назначить ответственных лиц.
При наличии военнообязанных работников дополнительно оформляются документы воинского учета. Это отдельное направление, включающее сбор сведений, ведение карточек, подготовку отчетности и взаимодействие с военными комиссариатами.
Как избежать ошибок в кадровых документах
Неполные договоры, отсутствие обязательных локальных актов и несвоевременное оформление кадровых событий могут привести к спорам с работниками и замечаниям при проверке.
Компания «Профстандарт» оказывает услуги кадрового сопровождения, помогает организовать воинский учет и провести внутренний кадровый аудит. Специалисты проверят документы кадрового учета, выявят недочеты и помогут выстроить системную работу с персоналом.
Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону +7 (3822) 21-18-84 — специалисты оценят состояние кадровых документов и предложат подходящий формат сопровождения.
