Ошибки в кадровых документах могут привести к трудовым спорам, претензиям контролирующих органов и необходимости срочно восстанавливать документы. Проверка кадрового учета помогает оценить, правильно ли оформлены трудовые отношения с сотрудниками, соблюдаются ли обязательные процедуры и соответствует ли документация фактической ситуации в компании.
Проводить проверку полезно при смене кадрового специалиста, перед проверкой государственных органов, при росте штата, реорганизации бизнеса или если кадровые документы долгое время велись без системного контроля. Также аудит позволяет выявить нарушения до того, как они станут причиной спора с работником или штрафных санкций.
Что проверяют в кадровом учете
Во время аудита анализируется не только наличие документов, но и правильность их оформления, сроки, взаимосвязь сведений и соответствие установленным требованиям. В рамках проверки могут быть изучены:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения;
- приказы о приеме, переводе и увольнении;
- документы по отпускам и рабочему времени;
- штатное расписание;
- локальные нормативные акты;
- документы по обработке персональных данных;
- сведения об условиях труда;
- документы по воинскому учету;
- кадровые документы по отдельным категориям работников.
Особое внимание уделяется расхождениям между трудовым договором, приказами, штатным расписанием и фактическими условиями работы сотрудника. При необходимости дальнейшее ведение документов можно передать на кадровое сопровождение.
Какие ошибки помогает выявить проверка кадрового учета
Среди распространенных проблем — отсутствие обязательных документов, неверные формулировки в трудовых договорах, несвоевременное оформление изменений условий труда, ошибки при предоставлении отпусков, отсутствие подписей работников и несоответствие внутренних документов действующим процедурам компании.
Отдельного контроля требует документация по сотрудникам, подлежащим воинскому учету. Проверяется постановка учета, наличие необходимых карточек, приказов и других документов. Если это направление не организовано, компания может воспользоваться услугой ведения воинского учета.
Как проходит проверка
Сначала определяется перечень кадровых документов и период, который необходимо проверить. Затем специалист сопоставляет документы между собой, выявляет недостающие сведения и фиксирует нарушения. По результатам формируется перечень замечаний и рекомендаций: какие документы необходимо оформить, исправить или восстановить.
Такой подход позволяет не просто найти отдельные ошибки, а привести кадровый учет в единую систему. Особенно важно провести аудит перед изменением структуры компании, массовым приемом сотрудников или передачей кадровой работы новому специалисту.
Если вам нужна проверка кадрового учета, специалисты компании «Профстандарт» изучат документы, выявят нарушения и помогут привести кадровое делопроизводство в порядок.
Оставьте заявку или позвоните по телефону +7 (3822) 21-18-84.
