С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок перешли на обязательное оформление ряда перевозочных документов в электронном виде. Изменения затрагивают перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов. Электронные транспортные накладные для перевозчиков стали частью единой системы цифрового документооборота, поэтому компаниям важно не только правильно оформлять документы, но и учитывать их при ведении бухгалтерского и налогового учета.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом и содержит сведения об участниках перевозки, грузе, условиях доставки и выполнении обязательств. Документ формируется в электронном виде и передается через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Обмен данными осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД. Для работы организации необходимо подключиться к оператору, определить сотрудников, ответственных за оформление документов, и обеспечить возможность их подписания электронной подписью.
Помимо транспортных накладных, в электронный формат переведены заказы и заявки на автомобильные перевозки, отдельные экспедиторские документы, железнодорожные транспортные накладные и грузовые накладные для воздушных перевозок. При этом законодательством предусмотрены отдельные случаи, когда допускается оформление документов на бумаге.
Что изменилось для перевозчиков
Электронные накладные для перевозчиков позволяют отказаться от значительной части бумажного документооборота и ускоряют обмен информацией между участниками перевозки. Данные о грузе и этапах его доставки передаются в цифровом формате, а сведения о подписании документа фиксируются в системе.
Перевозчику важно организовать внутренний порядок работы с ЭТрН: определить ответственных сотрудников, настроить доступ к информационной системе, проверить наличие необходимых электронных подписей и обеспечить своевременное внесение сведений.
Ошибки в данных, несвоевременное подписание или расхождения между перевозочными и учетными документами могут создавать сложности при расчетах с контрагентами и подтверждении хозяйственных операций.
Как электронные накладные связаны с бухгалтерским учетом
Переход на электронный документооборот затрагивает не только работу логистов и водителей. Перевозочные документы связаны с отражением оказанных услуг, расчетами с заказчиками и подтверждением расходов организации.
Бухгалтерии необходимо контролировать, чтобы сведения в электронных перевозочных документах соответствовали договорам, актам, УПД, счетам и данным учетной системы. Особенно это важно для организаций с большим количеством перевозок и несколькими контрагентами.
Передача бухгалтерского обслуживания специалистам позволяет систематизировать первичные документы, контролировать отражение хозяйственных операций и своевременно учитывать изменения законодательства.
Как подготовиться к работе с ЭТрН
Перед переходом на электронные перевозочные документы компании рекомендуется заранее проверить основные организационные и учетные процессы:
- выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД;
- определить сотрудников, которые будут создавать и подписывать документы;
- оформить необходимые электронные подписи;
- настроить обмен данными с учетной системой;
- проверить соответствие данных в ЭТрН договорам, актам, УПД и другим документам.
Отдельное внимание стоит уделить уже сложившемуся учету. Если в компании регулярно возникают расхождения между первичными документами, договорами и данными учетной системы, переход на электронный формат может сделать такие проблемы более заметными. В этом случае целесообразно заранее провести проверку бухгалтерского учета и устранить выявленные ошибки.
Грамотно организованный электронный документооборот помогает перевозчику снизить количество ручных операций, быстрее обмениваться документами с контрагентами и поддерживать порядок в бухгалтерском и налоговом учете.
Если вашей компании требуется помощь с учетом перевозок и бухгалтерским сопровождением бизнеса, обратитесь в бухгалтерскую компанию «Профстандарт» по телефону +7 (3822) 21-18-84.
